La digitalisation RH au profit de l'expérience collaborateur

La transformation digitale de l’entreprise implique de repenser en profondeur son organisation. Elle nous impose aussi de porter un nouveau regard sur le parcours collaborateur qui ne peut plus être perçu comme un chemin linéaire allant du recrutement au départ en retraite. La fonction RH a tout à y gagner : faire valoir son leadership au sein de l’entreprise tout en renouant avec son cœur de métier, l’humain.

1. Digitalisation RH : rien de nouveau, tout change !

Cela n’a échappé à personne : les nouvelles technologies amènent l’entreprise à se transformer en profondeur pour s’adapter en continu aux nouveaux besoins et nouvelles attentes de ses clients et ce, qu’il s’agisse des clients externes ou des collaborateurs.

Sans conteste, nous assistons en direct à une mutation inédite qui passe par la digitalisation non pas de quelques services de l’entreprise, mais bien de tous ses départements. La fonction RH n’échappe pas au phénomène. Bien au contraire. Elle est même la mieux placée pour piloter la transformation globale de l’organisation.

En menant des politiques efficientes en matière de gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences, d’organisation du travail, de RSE… Elle affiche des objectifs clairs et précis : gagner du temps, de l’efficacité et de l’agilité pour in fine améliorer significativement les performances globales.

À ce titre, la digitalisation RH s’avère être une opportunité : passer d’une fonction opérationnelle à une posture de véritable Business partner. Cela implique pour la fonction RH de briser son organisation traditionnelle en silos et de repenser le parcours collaborateur.

2. Simplification et automatisation des processus : back to basic

La simplification et l’automatisation des processus arrivent à point nommé. Et pour cause, la gestion administrative du personnel se révèle chronophage et exténue les professionnels RH.

80 % d’entre eux se déclarent au bord de l’épuisement, souligne le Baromètre « Les RH au quotidien 2020 » réalisé par les Editions Tissot. Pour réaliser ses ambitions, la fonction RH n’a d’autre choix que d’orienter ses missions vers celles ayant le plus de valeur ajoutée.

Les collaborateurs, quant à eux, aspirent à davantage d’autonomie et s’impatientent de retrouver au sein de leur entreprise le même niveau de service dont ils bénéficient en dehors du lieu de travail. En effet, comment se fait-il qu’ils puissent acheter des billets de train en trois clics, consulter leur compte bancaire via une application mobile, quand au travail, ils doivent remplir des formulaires papier pour déposer leurs congés et leurs notes de frais ?

Dans le meilleur des cas, ils sont contraints d’envoyer un mail pour demander une attestation employeur ou informer d’un changement d’adresse - avec le risque d’avoir à effectuer une relance pour être pris en compte.

Au-delà du confort apporté aux collaborateurs, qu’ils soient professionnels RH ou non, la simplification et l’automatisation des processus permet à tout un chacun de gagner du temps et de se concentrer dès lors sur des missions créatrices de valeur. 🤝

L’optimisation des étapes clés du parcours collaborateur – recrutement, pré-onboarding, onboarding, gestion de carrière, puis offboarding – se révèle essentielle. Mais cela reste encore bien insuffisant…

3. Le nouveau parcours collaborateur, quèsaco ?

En effet, le parcours collaborateur ne se limite pas aux étapes clés allant de l’embauche au départ à la retraite. Et la réussite de l’expérience collaborateur (EX) ne dépend pas uniquement de ces processus phare, mais bien d’une double injonction :

• La définition d’une expérience collaborateur globale idéale.
• La prise en compte des spécificités liées à chaque individu.

La frontière toujours plus floue entre vie professionnelle et vie personnelle a ajouté une nouvelle donne : la considération de toutes les réalités vécues par les collaborateurs. Car la vie professionnelle impacte la vie personnelle et vice versa.

Aussi, il n’est plus seulement question de franchir des paliers les uns après les autres, mais bien d’alterner des phases susceptibles de se suivre, de se chevaucher ou encore de se croiser, dixit Cécile Alper-Leroux, VP of HCM Innovation chez Ultimate Software. L’experte RH en dénombre six : Survie, Sécurité, Évolution, Épanouissement, Influence et Transmission.

En phase Survie, la préoccupation du collaborateur est somme toute basique mais vitale puisqu’elle se focalise sur la perception d’un revenu. La période Sécurité correspond au moment où le collaborateur est en capacité de se projeter dans sa vie professionnelle et personnelle. Gagnant en stabilité, il songe alors à son avenir professionnel, à fonder une famille par exemple et/ou à épargner.

Lorsque le collaborateur se sent suffisamment en sécurité et en confiance, il entre dans la phase dite Évolution. Il est en capacité de prendre davantage de risques et affiche ses prétentions. La satisfaction professionnelle est atteinte lors de l’Épanouissement, quand sa capacité à montrer l’exemple à ses collègues ou des proches le font basculer en phase Influence. Au niveau Transmission, il partage ses connaissances et devient un passeur de savoir. 💡

4. Vers une expérience collaborateur à 360°

Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, le parcours collaborateur 2.0 n’est en rien linéaire. En effet, l’accueil d’un enfant, un accident de la vie (maladie, décès…), la perte d’un emploi, etc. font passer le collaborateur d’une phase à une autre sans logique pré-établie. Et cela demande d’aller au-delà des conventions et des schémas de pensée traditionnels.

Si la phase Survie implique de digitaliser la paie et l’administration du personnel pour améliorer l’onboarding et s’assurer que les collaborateurs sont bien payés en temps et en heure, la phase Évolution par exemple nécessite de fluidifier les processus en matière de mobilité, de formation, de gestion des compétences…

On comprend alors bien plus l’importance de mieux informer les collaborateurs au sujet des avantages sociaux pour répondre à leurs attentes lors de la phase Sécurité. Rappelons qu’un salarié sur deux bénéficiant d’une épargne salariale déclare ne pas savoir la gérer.

Ben Whitter, pionnier de l’EX, souligne que la pandémie mondiale de coronavirus a démontré l’importance d’un leadership centré sur l’humain. Les professionnels RH se sont demandé comment ils pouvaient davantage soutenir les collaborateurs, favoriser la collaboration entre les fonctions et les services mais aussi comment exploiter les ressources (y compris technologiques) pour maintenir un lien sain avec les équipes. Il ne doit pas s’agir d’un one shot. Ces bonnes pratiques doivent s’inscrire dans la durée.

🦠 Dans un contexte de crise – Covid-19, grève, catastrophe naturelle… – la digitalisation permet donc de recréer du lien et de revenir aux fondamentaux. C’est une occasion unique pour les RH de se saisir de cette opportunité pour renouer avec leur cœur de métier, à savoir l’humain.

Les outils digitaux sont la clé pour tenir compte de toutes les situations vécues par un collaborateur tout au long de son parcours de vie afin de répondre plus justement et de la façon la plus fluide possible à toutes ses problématiques. Bénéfices garantis pour les collaborateurs et les professionnels RH, mais aussi pour l’activité de l’entreprise.