4 tâches RH à digitaliser pour améliorer l’expérience collaborateur

La fidélisation et l’attractivité des collaborateurs sont devenues les deux principaux centres d’attention des entreprises, et pour cause “45 % des démissions ont lieu la première année” et “le coût d’intégration d’un employé représente 25 % de son salaire annuel” (Étude Welcome To The Jungle).

Pour répondre à cet enjeu, plusieurs leviers existent : les avantages salariés, la rémunération, l’environnement de travail, etc… Parmi eux, il en existe un que certaines entreprises ont tendance à négliger : l’expérience collaborateur ! Et pourtant, il représente l’ensemble des moments vécus par un salarié au sein d’une organisation, de son arrivée jusqu’à son départ et même après.

L'expérience collaborateur peut notamment être optimisée grâce à des outils RH interne, qui vont être utilisés pour gérer les tâches RH quotidiennes comme la gestion des congés, des notes de frais, des bulletins de paie ou encore des demandes salariés.

En utilisant des outils RH simples, performants et innovants, l’expérience collaborateur est garantie. De plus, les outils RH digitaux assurent un suivi et facilitent la remontée d’informations, une transparence et une traçabilité qui installe un climat de confiance au sein de l’entreprise !

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1. La gestion des congés et absences des collaborateurs

En plus de consommer beaucoup de temps, cette tâche peut être assujettie à une erreur d’interprétation ou de saisie, ce qui peut provoquer une tension et un mécontentement de la part des collaborateurs. C’est également une forte source de stress pour les RH, les collaborateurs attendent d’eux qu’ils soient réactifs face à leurs demandes, car ils désirent s’organiser pour un voyage, un déplacement ou un rendez-vous.

En digitalisant la gestion des congés et les absences des collaborateurs, la vie des RH est simplifiée puisque c’est le collaborateur qui les gère en toute autonomie à travers une plateforme. Le salarié profite ainsi d’une flexibilité totale car il peut le gérer de n’importe où et à n’importe quel moment tout en bénéficiant d’une bonne expérience utilisateur ! Le département des ressources humaines a seulement à approuver leurs demandes et elles se répercutent directement sur leurs fiches de paies, ce qui offre une meilleure maîtrise des coûts, une meilleure réactivité et un gain de performance.

📌 Exemple d’outil pour gérer les congés et absences des collaborateurs : Figgo de Lucca.

Grâce à son outil, Lucca a créé un outil qui permet aux collaborateurs de pouvoir poser leurs jours de congés en toute autonomie et simplicité.

2. La gestion des notes de frais

Accumuler les factures, tickets de caisse, tickets de cartes bleues jusqu’à leur déclaration au service comptable de l’entreprise génère de nombreux soucis : stockage des justificatifs, perte de justificatif, saisie des données à la main, envoie des données, maîtrise des montants par collaborateur… Mettre en place un outil RH 100 % digital convient à supprimer toutes ces tâches.

La saisie automatique des dépenses, la dématérialisation des justificatifs et la liaison directe avec le logiciel comptable permet aux RH comme aux collaborateurs de maîtriser leurs coûts, gagner du temps et d’être plus flexible.

📌 Exemple d’outil pour gérer les notes de frais : Spendesk.

L’interface de Spendesk apporte un contrôle total des dépenses de l’entreprise en temps réel, de nombreuses fonctionnalités sont disponibles comme l’installation de processus de validation automatique pour gérer les demandes de dépenses des collaborateurs sans les bloquer.

Directement liée avec le logiciel comptable, l’interface évite la saisie manuelle et automatise la réconciliation et la clôture mensuelle. Chaque salarié peut bénéficier d’une carte bancaire virtuelle et physique, une expérience globale moderne, sécurisée et connectée qui contribue à l’expérience collaborateur au quotidien.

3. L’envoi des bulletins de paie

Dématérialiser les bulletins de paie et automatiser leur distribution permet aux ressources humaines de gagner du temps dans la gestion administrative, et aux collaborateurs d’avoir accès à tout moment à leurs documents. Au-delà de ça, c’est un processus qui permet de gagner en sécurité et qui supprime les coûts d’impression et d’envoi.

📌 Exemple d’outil pour dématérialiser les bulletins de paie et automatiser leur distribution : Coffre-fort numérique RH My PeopleDoc.

Pour distribuer les bulletins de paie en toute facilité, et permettre aux collaborateurs de les archiver simplement, PeopleDoc a créé un coffre-fort numérique. La distribution des bulletins de paie s’effectue en quelques clics via une plateforme sécurisée et les collaborateurs peuvent les consulter et les stocker toute leur vie depuis n’importe quel appareil.

4. La gestion des demandes salariées

Chaque jour, les RH sont sollicités pour répondre à des demandes collaborateurs relatives à leurs documents contractuels, leurs congés, le fonctionnement des avantages salariés, etc. Pour limiter ce volume de demande et gagner un temps précieux, rien de tel que digitaliser les demandes salariées à travers un outil RH.

L’objectif est de réunir l’ensemble des demandes récurrentes, y apporter des réponses et les mettre en libre-service sur une plateforme interne. Grâce à des formulaires personnalisés et standardisés, les demandes sont structurées, et les réponses automatisées.  

Le côté digital permet d’avoir une visibilité sur de nombreux chiffres (taux de satisfaction, nombre de demandes, sujets abordés…) et donc d’optimiser le processus pour apporter une meilleure expérience aux collaborateurs.

📌 Exemple d’outil pour gérer les demandes des salariés : CSP RH digital PeopleDoc.

Un outil RH digital qui limite drastiquement les demandes RH des collaborateurs grâce à une bibliothèque de documents RH accessible à tout moment et un moteur de recherche avancée. Entièrement personnalisable à l’image de l’entreprise, vous offrez une expérience à l’ensemble de vos salariés et les rendez autonomes. Lorsqu’ils ne trouvent pas les réponses à leurs questions, leurs demandes sont transférées et/ou affectées automatiquement aux gestionnaires RH ou experts RH appropriés.

Avec un outil rapide, intuitif et moderne, l’expérience collaborateur est renforcée et les RH peuvent suivre des indicateurs de performance clé afin d’évaluer et d’améliorer en continu le niveau de service offert aux salariés.

Le mot de la fin…

Consacré du temps à la recherche et à la mise en place d’outils RH pour la gestion des tâches quotidiennes apporte de nombreux avantages à toutes les parties prenantes de l’entreprise.

D’un côté, les RH économisent du temps en automatisant l’ensemble des tâches chronophages, ce qui leur permet d’être plus réactifs, disponibles et efficaces. De l’autre, les collaborateurs économisent également du temps, mais profitent surtout d’une expérience de qualité tout au long de leur vie dans l’entreprise, et ce en toute autonomie, ce qui les implique davantage dans l’entreprise et contribue à les fidéliser.

Instaurer des outils RH digitaux et performants pour gérer les tâches récurrentes, c’est la clé pour améliorer l’expérience collaborateur et réaliser une économie des ressources à grande échelle. De plus, la mise en place des outils évoqués dans l’article est simple et rapide, le temps demandé pour leur mise en place est rapidement rentabilisé.

Tâche moins récurrente, mais tout aussi génératrice de gain de temps et d’efficacité quand elle est digitalisée : le versement des primes d’intéressement et de participation.

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